閩交院財〔2020〕3號
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)學(xué)校會計檔案管理，有效保護(hù)和利用會計檔案，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》和《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局令第79號）等有關(guān)法律和行政法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于學(xué)校及學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位的會計檔案管理。
第三條 會計檔案由財務(wù)處和檔案室共同管理，檔案室對全校的會計檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。財務(wù)處負(fù)責(zé)會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用（移交至檔案室前）等工作。檔案室負(fù)責(zé)移交至檔案室的會計檔案的存放、利用等工作。學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位負(fù)責(zé)本單位會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用（移交至檔案館之前）等工作。學(xué)校辦公室、圖書館和財務(wù)處共同負(fù)責(zé)會計檔案的鑒定銷毀工作。
第四條 會計檔案是學(xué)校各單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的原始記錄和真實(shí)反映。學(xué)校必須加強(qiáng)會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的立卷、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。財務(wù)處應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的日常管理；學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位，應(yīng)當(dāng)明確會計檔案管理的負(fù)責(zé)人；出納人員不得兼管會計檔案。
第二章 會計檔案的歸檔范圍
第五條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第六條 下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：
（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證；
（二）會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其他輔助性賬??；
（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、年度財務(wù)會計報告（含會計報表、附表、附注及文字說明）及其他財務(wù)會計報告；
（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書以及其他具有保存價值的會計資料（包括在職職工工資發(fā)放清冊、離退休職工工資發(fā)放清冊等）。
第七條 會計檔案管理應(yīng)當(dāng)充分利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段。
第八條 學(xué)校內(nèi)部形成的電子會計資料，同時滿足下列條件的，可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：
（一）形成的電子會計資料來源真實(shí)有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；
（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；
（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的索引關(guān)系；
（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；
（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條 學(xué)校從外部接收的電子會計資料，附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，且同時滿足本辦法第八條規(guī)定條件，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第三章 會計檔案立卷、歸檔與移交
第十條 財務(wù)處和檔案室共同制定學(xué)校會計檔案的立卷統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范：
（一）統(tǒng)一訂制學(xué)校紙質(zhì)會計檔案的封面和裝訂材料，并明確學(xué)校紙質(zhì)會計檔案的裝訂、立卷要求；
（二）制定學(xué)校電子會計檔案的存儲規(guī)則，確保電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)紙質(zhì)會計檔案在名稱、內(nèi)容上相一致。
第十一條 財務(wù)處、學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位的財會人員是會計檔案的立卷人，應(yīng)當(dāng)對本單位每年形成的會計檔案按照本辦法及時進(jìn)行整理、裝訂、立卷和歸檔：
（一）財務(wù)處應(yīng)當(dāng)按照嚴(yán)格、合理、科學(xué)的會計憑證傳遞程序，健全各類賬簿的記錄和保管要求，統(tǒng)一各類財務(wù)報告的格式和編報時間，保證會計檔案的完整、及時、規(guī)范。
（二）各類會計憑證，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行整理和裝訂，防止憑證的散亂和遺失。記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證，按照編號順序梳理整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明應(yīng)當(dāng)填列的內(nèi)容。
（三）對各類會計賬簿，應(yīng)當(dāng)按月結(jié)賬，按年度作為會計檔案進(jìn)行歸檔保管。會計賬簿封面上應(yīng)當(dāng)載明賬簿名稱、所屬會計年度、記賬或管理人員、賬簿啟用和起止日期，并加蓋財務(wù)專用章和財務(wù)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）的簽章。
（四）對各類財務(wù)報告，應(yīng)當(dāng)分財務(wù)報告的性質(zhì)按照月、季、年度歸檔保存。作為會計檔案的各類財務(wù)報告應(yīng)當(dāng)加蓋單位公章，單位負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人及填報或者編制人應(yīng)當(dāng)在報告上簽章。
第十二條 學(xué)校當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務(wù)處臨時保管二年，再移交至檔案室保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案室同意，臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,以及本管理辦法規(guī)定。
第十三條 移交工作由財務(wù)處和檔案室指定專人辦理手續(xù)。財務(wù)處移交會計檔案時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和應(yīng)保管年限等內(nèi)容。學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位和檔案室之間移交會計檔案由雙方指派人員辦理，移交工作接受財務(wù)處的監(jiān)督。
第十四條 移交會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列的內(nèi)容逐項(xiàng)交接：
（一）移交時應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)會計檔案保持原卷的封裝，電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；
（二）檔案室接收會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行檢查，接受電子檔案時還應(yīng)當(dāng)檢查其可用性和安全性，符合要求的才能接收；
（三）交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第十五條 校內(nèi)二級獨(dú)立核算單位撤銷時，其撤銷前形成的會計檔案應(yīng)當(dāng)及時移交至檔案室。
第四章 會計檔案利用
第十六條 會計檔案的查閱須履行相應(yīng)審批手續(xù)：校內(nèi)外單位或個人查閱會計檔案需履行登記手續(xù)，詳細(xì)登記查閱的時間、目的、查閱的內(nèi)容及查閱人等信息后，方可查閱或復(fù)制。不得查閱與本單位或個人業(yè)務(wù)工作無關(guān)的會計檔案。
（一）校內(nèi)人員查閱檔案，需持《福建船政交通職業(yè)學(xué)院會計檔案利用申請表》（附表2）及個人身份證或工作牌辦理。
（二）校外人員查閱檔案，需持單位介紹信和查閱申請，經(jīng)財務(wù)處部門主管簽字同意后方可登記查閱。
第十七條 屬于正常業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的會計檔案查閱或復(fù)制，根據(jù)會計檔案的查閱數(shù)量，具體審批權(quán)限如下：
（一）查閱量＜10筆的，由財務(wù)處部門主管審批后辦理查閱相關(guān)手續(xù)；
（二）10筆≤查閱量＜30筆的，由財務(wù)處部門主管審簽，分管財務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理查閱相關(guān)手續(xù)；
（三）查閱量≥30筆的，由財務(wù)處部門主管審簽，分管財務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理查閱相關(guān)手續(xù)。
第十八條 會計檔案原則上不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，已移交檔案室的，需財務(wù)處負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)責(zé)人審簽，報分管檔案的校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審批，并辦理借閱登記，詳細(xì)登記借閱時間、借閱期限、借閱人、批準(zhǔn)人、借閱檔案編號及內(nèi)容、借閱用途、復(fù)印情況等。未移交檔案室的，需財務(wù)處負(fù)責(zé)人審簽，報分管財務(wù)的校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審批，方可辦理借出手續(xù)，并限期歸還。
第十九條 會計檔案查閱人在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制和借出過程中，應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用，嚴(yán)禁篡改和損壞會計檔案，嚴(yán)禁涂改、拆裝、抽換會計檔案。
第二十條 電子檔案查詢由財務(wù)處根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置查詢賬號權(quán)限，確保本人賬號對應(yīng)查詢本人項(xiàng)目，確保電子檔案的隱私性和保密性。
第二十一條 會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整、及時歸還。
第五章 會計檔案保管與銷毀
第二十二條 財務(wù)處、檔案室和其他會計檔案保管單位，應(yīng)當(dāng)指派專人管理會計檔案，提供合適的會計檔案保管條件，做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電子檔案要采取必要措施防止數(shù)據(jù)損毀或遺失。
第二十三條 會計檔案的保管期限規(guī)定如下：
（一）會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年，從會計年度終了后的第一天算起；
（二）電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的保管期限一致；
（三）各類會計檔案的保管期限按照本辦法附表所列執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
（四）單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第二十四條 學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。
第二十五條 會計檔案鑒定工作由學(xué)校辦公室牽頭，組織學(xué)校圖書館、財務(wù)、審計等相關(guān)部門共同進(jìn)行。
第二十六條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：
（一）由檔案室會同財務(wù)處編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容；
（二）主管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人、圖書館負(fù)責(zé)人、財務(wù)處負(fù)責(zé)人、檔案室經(jīng)辦人、財務(wù)處經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；
（三）檔案室負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與財務(wù)處共同派人監(jiān)銷。電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由辦公室、圖書館、財務(wù)處、科技網(wǎng)絡(luò)信息中心管理人員監(jiān)銷；
（四）監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
銷毀學(xué)校所屬二級獨(dú)立核算單位會計檔案的，其單位還應(yīng)當(dāng)指定專人全程參與，二級單位負(fù)責(zé)人、經(jīng)手人應(yīng)當(dāng)按要求簽署意見。
第二十七條 保存期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計憑證，不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保存至未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第六章 附則
第二十八條 違反本辦法規(guī)定的單位和個人，由相關(guān)部門依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十九條 預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
第三十條 本辦法由財務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。
第三十一條 本辦法自印發(fā)之日起施行。國家及省廳的有關(guān)規(guī)定在本辦法中未涉及的，按國家及省廳的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
