一、總則
1、為貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和國家教委《普通高等學(xué)院檔案管理辦法》，加強(qiáng)學(xué)院檔案的科學(xué)管理，使檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化，以便更有效地保護(hù)及利用檔案,為學(xué)院和社會(huì)服務(wù)，現(xiàn)結(jié)合學(xué)院實(shí)際制訂本辦法。
2、學(xué)院在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬學(xué)院檔案。學(xué)院檔案是學(xué)院工作和教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是黨和國家的寶貴財(cái)富。檔案管理是學(xué)院管理工作的組成部分，各部門應(yīng)把檔案工作提到議事日程上。
3、學(xué)院應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”：納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置檢查、總結(jié)驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置檢查、總結(jié)驗(yàn)收各項(xiàng)檔案工作。
二、機(jī)構(gòu)與任務(wù)：學(xué)院辦公室內(nèi)設(shè)檔案室，日常工作由院辦主任領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受上級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
檔案室的基本任務(wù)是：
1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》，廣泛宣傳檔案的重要性，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，建立和健全學(xué)院檔案管理制度。
2、收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)學(xué)院檔案，編制檢索工具，并積極提供利用，為學(xué)院各項(xiàng)工作服務(wù)。
3、督促和指導(dǎo)各處室（直屬科）、系、部做好文書、教學(xué)、科技、財(cái)務(wù)等各種載體的檔案立卷歸檔工作。
4、學(xué)院應(yīng)有一位院領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各處室（直屬科）、系、部要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定兼職檔案人員協(xié)同院院檔案部門認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔工作。
5、維護(hù)檔案的完整與安全，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，堅(jiān)持做好“八防”工作。
三、立卷歸檔范圍
（一） 文書類
1、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本院主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本院主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。
2、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料。
3、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本院工作時(shí)的重要指示、講話記錄、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的聲像材料。
4、本院教代會(huì)、黨、團(tuán)代表大會(huì)、工作會(huì)議的全套會(huì)議文件以及各種聲像材料。
5、學(xué)院黨委、行政會(huì)議文件。
6、學(xué)院的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件；各處室（直屬科）、系、部的請(qǐng)示與學(xué)院批復(fù)文件。
7、學(xué)院各處室（直屬科）、系、部在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。
8、學(xué)院的各種統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算機(jī)軟件盤）
9、學(xué)院黨委、團(tuán)委、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料。
10、內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料及領(lǐng)導(dǎo)的指示；本院處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析資料等。
11、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄，從外機(jī)關(guān)帶回的與本院有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料。
12、本院成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章及其組織簡則、人員編制等文件材料。
13、學(xué)院制訂的工作條例、章程、制度等文件材料。
14、本院的歷史沿革、大事記、年鑒、反映本院重要活動(dòng)事件的簡報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證的實(shí)物以及展覽照片等材料。
15、本院的干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任，黨員、團(tuán)員、干部、工人花名冊(cè)和報(bào)表以及職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、復(fù)職、退休、離休、轉(zhuǎn)業(yè)、撫恤、死亡等材料及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。
16、本院調(diào)進(jìn)調(diào)出干部、工人的工資轉(zhuǎn)移，行政、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及存根。
17、本院財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)。
18本院編印的信息、簡報(bào)及有關(guān)刊物的定稿和印本。
19、學(xué)院與有關(guān)單位及個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。
20、學(xué)院在外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、條約、議定書、協(xié)定、合同、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄、聲像材料、互贈(zèng)禮品單、工作來往文件及其有參考價(jià)值的資料。
（二）教學(xué)、科研類
1、學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)章、條例。
2、有關(guān)教學(xué)工作的記錄。
3、學(xué)籍管理材料（學(xué)籍卡、新生登記表、成績冊(cè)）；學(xué)籍變更材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)和退學(xué)材料）；學(xué)生獎(jiǎng)懲材料。
4、招生工作材料：招生工作文件、招生計(jì)劃、招生簡章和新生名冊(cè)。
5、畢業(yè)分配工作材料：畢業(yè)工作計(jì)劃和總結(jié)、畢業(yè)生花名冊(cè)。
6、課程安排表和教學(xué)進(jìn)程表、教學(xué)年歷；
7、教學(xué)工作過程材料：專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱，各課程學(xué)期授課計(jì)劃，教師任課安排，教學(xué)實(shí)習(xí)計(jì)劃，實(shí)習(xí)指導(dǎo)書。典型講義，各課程考試題、成績單，有代表性的報(bào)告，自編講義、主編、參編、主審參審教材、實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)講義、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書。
8、有關(guān)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、教學(xué)方法的研究、教學(xué)手段的改進(jìn)、教學(xué)效果的反饋、教學(xué)改革、課題研究、學(xué)術(shù)論文、專題發(fā)言等原始資料。
9、正式出版的各種學(xué)術(shù)專著、教材、教學(xué)參考資料等。
10、師資培訓(xùn)計(jì)劃、考核、總結(jié)、出國進(jìn)修工作等有關(guān)材料。
（三）基本建設(shè)類：
1、有關(guān)本院區(qū)域變化、解決地界、征用土地的紅線圖、批準(zhǔn)書、契約、合同等文件材料。
2、有關(guān)項(xiàng)目綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等八個(gè)方面。
（四）設(shè)備、儀器類
各種大、中型（千元以上的）機(jī)具、設(shè)備、動(dòng)力、機(jī)械、電子儀表、儀器、各種車輛設(shè)備、文印設(shè)備等全套圖紙、照片、計(jì)算書、說明書、合格證、驗(yàn)收記錄、測(cè)定數(shù)據(jù)、性能鑒定材料、運(yùn)行記錄、技術(shù)操作規(guī)程、檢修記錄、重大事故的調(diào)查分析處理報(bào)告、事故記錄以及在養(yǎng)護(hù)維修和大修過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件材料。
四、歸檔要求：
1、凡屬歸檔的各種文字材料，必須字跡、圖像清楚，書寫工整，禁用圓珠筆、鉛筆及純藍(lán)墨水書寫。
2、立卷單位應(yīng)負(fù)責(zé)將材料收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確，按文件的自然形成規(guī)律、系統(tǒng)整理；填寫案卷封面各個(gè)欄目，標(biāo)題要簡短、準(zhǔn)確；編寫卷內(nèi)目錄及備考表。
3、根據(jù)檔案的保存價(jià)值和檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分保管期限。凡反映學(xué)院重大活動(dòng)和基本歷史面貌，有長期利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；凡是反映學(xué)院一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本院有參考利用價(jià)值的文件，列為長期保管；凡是在短時(shí)間內(nèi)對(duì)本院有參考價(jià)值的，列為短期保存。
五、檔案的管理、保管與利用
1、檔案室的庫房應(yīng)堅(jiān)固安全，并加強(qiáng)防光、防塵、防蟲、防火、放盜工作。
2、案卷多柜存放的應(yīng)繪制案卷存放示意圖。
3、建立健全案卷，以及積累案卷的立卷說明方案，鑒定報(bào)告、交接憑證、檢查記錄等材料。
4、定期組織人員對(duì)檔案保管情況進(jìn)行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
5、建立檔案借閱制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。并嚴(yán)格履行查閱、借用手續(xù)。
6、借閱檔案，必須填寫“借閱檔案證明單”，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，方可借閱。借閱人不得擅自拆卷抽取、拍照、復(fù)制卷內(nèi)文字材料，借閱人不得泄密、遺失、涂改和污損，違反規(guī)定者，按有關(guān)規(guī)定予以處理。
六、鑒定、銷毀和統(tǒng)計(jì)
1、檔案的鑒定工作在院書記的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案鑒定小組定期實(shí)施鑒定工作，確定保管期限和密級(jí)，編制銷毀清冊(cè)。
2、銷毀檔案時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字
3、鑒定工作結(jié)束后，鑒定小組應(yīng)寫出“檔案鑒定工作報(bào)告”
4、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和檔案室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)。按省檔案部門和院主管部門的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。
七、檔案管理辦法的執(zhí)行
1、學(xué)院檔案管理由院書記全面負(fù)責(zé)，院長辦公室具體管理，院辦主任負(fù)責(zé)檢查、督促各處室（直屬科）、系、部等部門檔案管理和移交工作。
2、各處室（直屬科）、系、部領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門檔案工作，每個(gè)部門必須由負(fù)責(zé)人指定專兼職檔案管理員，按要求做好檔案管理工作并按時(shí)向?qū)W院檔案部門移交的檔案。
3、每學(xué)年對(duì)全院檔案管理工作進(jìn)行一次檢查評(píng)比，表彰先進(jìn)，糾正存在問題。
